Micro-entrepreneur : quels sont mes meilleurs outils au quotidien ?

Depuis quelques années maintenant, j’exerce une activité parallèle à mon emploi plus « classique » en tant que micro-entrepreneur. Je suis rédacteur web indépendant pour diverses sociétés, selon les commandes en cours. Pour mener à bien cette activité, j’utilise quelques outils gratuits et je vais vous donner la liste ; si cela peut vous être utile, c’est parfait.

Avant propos : les outils que je vous présente ici sont uniquement ceux que j’utilise. Il en existe beaucoup d’autres et la meilleure façon de trouver ceux qui vous correspondent est d’en tester plusieurs.

Un compte en banque dédié pour micro-entrepreneur : N26

Un micro-entrepreneur est dans l’obligation de disposer d’un compte bancaire dédié à son activité indépendante. S’il a 12 mois pour s’en ouvrir un (avant cela, le compte courant personnel suffit), il est toujours préférable d’en ouvrir un au plus tôt pour être tranquille.

Durant plusieurs semaines, j’ai donc comparé différentes banques. Je ne me suis pas arrêté à un seul « type » de banque, puisque j’ai sondé les établissements classiques comme Société Générale ou La Banque Postale, tout comme des banques en ligne comme Hello Bank et N26 par exemple. Dans les faits, la loi autorise un micro-entrepreneur à utiliser un compte « personnel » pour son activité (celui-ci doit, encore une fois, être distinct du compte courant) ; il n’y a pas besoin de souscrire à une offre professionnelle. Néanmoins, la majorité des banques ne l’entendent pas de cette oreille et refusent les micro-entrepreneurs à utiliser un tel compte. Légal ou non je ne sais pas, mais c’est fort dommage.

D’autre banques proposent des comptes adaptés aux micro-entrepreneurs, mais bien souvent payants. Si ce n’est pas un problème lorsque l’argent rentre, c’est toujours plus compliqué quand on se lance. A force de recherches, j’ai fini par tomber sur N26. Avec leur offre totalement gratuite et leur application réputée pour être très pratique, j’ai souhaité creuser un peu plus.

Ce qui me faisait peur, c’est que le compte bancaire N26 est domicilié en Allemagne. Au premier abord, c’est assez dérangeant puisque l’on se dit que les virements seront peut-être plus longs et l’on se pose la question de la possibilité légale ou non d’utiliser un tel compte pour une micro-entreprise en France. Rassurez-vous, cela ne pose absolument aucun problème. J’ai donc foncé et je suis « client » de cette banque depuis mes débuts en 2019. Entre notifications en temps réel, cashback et application facile à utiliser, nombreux sont les petits avantages.

Si vous souhaitez en savoir plus sur leur offre, cliquez juste ici. J’en profite pour caler mon code parrainage, qui ne vous apportera rien d’autre que de me permettre de gagner 15€ dès que vous aurez dépensé la même somme. Oui, c’est étrange, mais pourquoi pas. Voici donc le code : benjamid8968.

Un système de facturation : Wuro

Il y a quelques années, je travaillais au sein de la société Awelty à Amiens, plus précisément dans la partie service après vente de e-monsite. Beaucoup de projets se sont développés chez eux, dont le système de gestion de société nommé Wuro. S’il permet à de grosses entreprises de gérer ses salariés, les fiches de paie, les congés, etc, il est surtout utile pour gérer ses factures pour un micro-entrepreneur.

A l’heure actuelle, la version gratuite a été assez réduite et ne vous permettra de générer que deux factures par mois. Cela peut suffire si vous avez l’habitude de travailler avec un seul ou deux client(e)s régulier(e)s ; si vous avez besoin de 10 factures, cela vous coûtera 6€ (TTC) par mois. Je vous invite à vous rendre sur le site officiel de Wuro pour découvrir toutes les offres.

Wuro me permet donc de générer des factures pour mes client(e)s, avec la possibilité d’enregistrer leurs coordonnées pour aller plus vite par la suite. Il est possible d’indiquer automatiquement vos coordonnées, votre SIRET, les moyens de paiement (je privilégie personnellement le paiement par virement bancaire) ainsi que d’apposer votre logo, si vous en avez un. Ensuite, il vous suffit d’ajouter les services facturés, le montant HT (sachant qu’en micro-entrepreneur, HT = TTC, une mention doit d’ailleurs être apposée en ce sens) et la date de paiement maximale. Une fois tout ceci fait et la facture terminée, vous pouvez l’envoyer à votre client(e) directement depuis Wuro, tout en vous l’expédiant en copie pour garder une trace.

Si vous générez des factures ailleurs, par exemple sur Malt, vous pouvez les importer dans Wuro (cela ne déduit pas de votre nombre maximal de facture selon votre offre). Le but est de tout centraliser, et ainsi pouvoir calculer plus facilement votre chiffre d’affaire mensuel ou trimestriel pour la déclaration à l’URSSAF.

Lorsqu’un(e) client(e) vous demande de lui envoyer un devis, vous pouvez là encore passer par Wuro qui permet la génération de ces documents. Pour finir, il est également possible d’y intégrer vos factures entrantes, lorsque vous faites des achats. Ce n’est pas la chose la plus utile, mais c’est possible si vous en avez besoin.

En outre, Wuro rencontre parfois quelques soucis techniques, mais le support est plutôt réactif. Je n’ai jamais été dans l’impossibilité de gérer correctement mes factures, les soucis étant plutôt localisés sur la configuration du compte par exemple. De même, je n’ai aucune idée de si leur plateforme rencontre le succès escompté, j’espère donc qu’elle continuera de fonctionner aussi longtemps que possible.

Pour mon site pro et mes mails : e-monsite

J’en ai rapidement parlé dans la partie concernée à Wuro ; pour gérer mon site professionnel (qui n’est autre qu’une vitrine) ainsi que mon adresse mail, je passe par ce CMS en ligne qu’est e-monsite. Pour être franc, je pense de temps à autre à quitter la plateforme pour passer sur quelque chose de moins onéreux, mais la facilité d’utilisation d’EMS (leur petit surnom) me rattrape.

Je ne saurais pas vous dire si je vais tout transférer sur mon hébergement O2Switch ou non, mais pour l’heure, e-monsite est l’outil que j’utilise pour cela. Je gère mes mails et mon site vitrine chez eux, tout se passe très bien. Si vous n’avez pas beaucoup de connaissances et qu’installer WordPress sur un serveur vous paraît un peu trop compliqué, n’hésitez pas à tester leurs services.

Pour la rédaction : Google Docs, ou un WordPress basique

Mon outil de rédaction dépendra de la demande du client, de la cliente. Si la personne me demande de produire un texte sur un document classique, type Word, alors je vais me diriger vers l’écosystème Google Drive. L’application Docs est largement suffisante pour ce type de commande et il est possible d’exporter en PDF, en docx, etc. Soit dit en passant, je sauvegarde toutes mes factures et mes preuves de paiement URSSAF sur ce même système.

Néanmoins, si le ou la client(e) me demande de produire mon contenu en HTML, alors je vais passer par un WordPress basique que j’ai activé sur mon serveur personnel, avec l’éditeur de texte classique disponible gratuitement en téléchargement. Ce n’est pas commun et il est tout à fait possible que des logiciels plus faciles à utiliser existent. Mais ce système propose deux avantages de taille :

• D’une part, le compteur de mots de WordPress est particulièrement efficace. Là où Google Drive ou un compteur de mots en ligne va compter étrangement certains espaces, ou « oublier » des éléments, WordPress compte bien chaque mot un par un. Cela permet de ne pas biaiser la facturation envers votre client(e), qui aura une commande cohérente avec ce qu’il ou elle a demandé ;
• D’autre part, l’éditeur classique de WordPress permet de générer très facilement le code HTML de votre texte. Pas d’enrobage étrange, pas de suppression de code, WP propose quelque chose de très propre à ce niveau (bien qu’il faille parfois rajouter une balise <p></p> ici et là). Il suffit donc de copier/coller ce code sur un document .html et de le fournir à votre client(e).

Pour faire ma comptabilité de micro-entrepreneur : Google Sheets

Encore une fois, je fais appel ici aux services de Google pour l’une de mes tâches. Comme expliqué plus haut, l’intérêt principal étant de profiter de Drive, et par conséquent d’avoir accès à mes informations sur n’importe quel ordinateur ou smartphone connecté à internet.

Bien que Wuro me permettre de savoir où j’en suis à chaque trimestre en terme de facturation et de revenus, il m’a semblé important de tenir un Google Sheets (un tableur, l’équivalent de Excel) pour bien gérer ma légère comptabilité. J’y intègre les numéros de facture, les dates d’envoi de la facture et les dates de paiement, le moyen de paiement, le nom du ou de la client(e) ainsi que le montant. Sur le côté, j’ai inséré des systèmes de calcul qui vont me dire combien j’ai gagné par trimestre et au total dans l’année, pour ensuite en déduire le pourcentage d’URSSAF et d’imposition.

Ce n’est pas obligatoire, mais il reste vivement conseillé de disposer d’un petit « livre des comptes » similaire, avec ou sans le calcul automatique. En cas de contrôle, vous aurez accès à tout assez facilement.

Et vous, quels sont vos outils de micro-entrepreneurs ?

Ami(e) micro-entrepreneur(se), je serais ravis de découvrir les outils que vous utilisez. Que ce soit par curiosité, pour remplacer les miens au besoin ou pour me faciliter d’autant plus le quotidien (qui, vous l’avez remarqué, n’est pas trop compliqué pour un micro-entrepreneur), je suis tout ouïe : n’hésitez pas à m’en parler en commentaire.

DesBen

Joueur de 29 ans, fondateur du site Switch-Actu.fr, je suis passionné par le jeu-vidéo depuis The Legend of Zelda: Ocarina of Time. Je joue sur Nintendo Switch, Xbox One, PlayStation 5, parfois sur mon iPhone. Rédacteur freelance, j’ai également un certain affect pour le webdesign, à mon niveau.